Файлы, которые много весят -- крупные текстовые документы, презентации, рисунки -- сложно отправить по электронной почте. При прикреплении «тяжёлого» вложения почта зависает. В результате письмо с таким вложением вряд ли дойдёт до адресата. Чтобы сделать файл легче, нужно воспользоваться программой-архиватором.